Informationen zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten – Art. 13 DSGVO

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Bauverein Werne eG

Stockumer Str. 29

59368 Werne

Kontaktdaten der Verantwortlichen

Nadine Ruck
Michael Kasemann
Sebastian Hörstrup

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:

ImmoProConsult GmbH
Abteilung Datenschutz

Kanzlerstraße 2

40472 Düsseldorf

E-Mail: datenschutz@immoproconsult.de

Zweck der Datenverarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes n.F. (BDSG-neu). Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke. Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben.

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

zur Vermittlung und Verwaltung von Wohnraum
- bei Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
- zur Interessentenverwaltung / bei Anbahnung von Dauernutzungsverträgen
- zum Schutz vor bzw. zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken im Vermietungsgeschäft
- zur Mietverwaltung
- zur Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
- zur Erfüllung der Dauernutzungsverträge und den daraus entstehenden Pflichten
zur Verwaltung Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses
- zur Führung der Mitgliederliste
- zur Dividendenausschüttung
- zur Abfrage Kirchensteuerabzugsverfahren (KiStAM-Anfrage)
- zur Meldung nach 45d EstG (Freistellungsaufträge)
bei Verkauf der Immobilie
- Planung und Durchführung von Bestandsveräußerungen bzw. Bauträgergeschäften

im Zuge der Fremdverwaltung, Drittverwaltung und Geschäftsbesorgung
- bei Anbahnung & Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
- zur Interessentenverwaltung / bei Anbahnung von Mietverträgen
- Mietverwaltung
- Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
- Zur Verwaltung
zur Wohneigentumsverwaltung
- für die Führung einer Eigentümerliste
- zur Beschlusssammlung
- für die Hausgeldabrechnung
- zur Wahrung der rechtlichen Interessen der WE-Gemeinschaft
zur Erfüllung steuer- und gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen
zu statistischen Zwecken an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder
damit wir Sie im laufenden Vertragsverhältnis angemessen informieren können

Die Daten von mitziehenden Personen werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Bundesmeldegesetz erhoben.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dient Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag, vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllen einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, keine entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung im Fall der weitergehenden Speicherung von Anfragen zu Wohnungsgesuchen nach erstmaliger Ablehnung

Die Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO ergibt sich aus den für die Wohnungswirtschaft relevanten Gesetztestexten. Hierzu zählen:

Mietrecht
Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Heizkostenverordnung (HeizkV)
Bundesmeldegesetze (BMG)
Handelsrecht (HGB)
Zensus (ZensG)
Genossenschaftsgesetz (GenG)
Satzung unserer Genossenschaft
Steuerrecht (u.a. Einkommenssteuergesetz (EStG))
Wohneigentumsgesetz (WEG)

Berechtige Interesse des Verantwortlichen:

Das berechtige Interesse unseres Unternehmens ist in der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses für eigene Geschäftszwecke mit dem Betroffenen begründet. Zu diesem Zwecke beabsichtigen wir die Prüfung der Bonität eines potentiellen Mieters und Mitglieds sowie den Schutz vor Betrug.

Hintergründe der Notwendigkeit, Ihre Daten zu erhalten:

Zur Vermittlung einer Wohnung ist es erforderlich, dass wir von Ihnen bestimmte Angaben erhalten, um ein passendes Angebot finden zu können. Wir beabsichtigen diese Daten gegebenenfalls bis zum Abschluss eines Dauernutzungsvertrags / Mietvertrags zu speichern, längstens jedoch zwölf Monate.

Bei Abschluss eines Dauernutzungsvertrags / Mietvertrags benötigen wir weitere personenbezogene Daten, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist ein Vertragsabschluss oder die Durchführung eines Vertragsverhältnisses nicht möglich. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet.

Empfänger der Daten:

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Interessenabwägung und der vertragsgemäßen Überlassung der Wohnung von uns oder Dritten verarbeitet. Dazu gehören:

Interne Empfänger:

Die Mitarbeiter der Wohnungsgenossenschaft, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind.

Externe Empfänger:

Handwerkerfirmen
GAP Group / Aareon Deutschland GmbH
Wärmemessdienste
Labore
- Kontrollen von Trinkwasser (gem. TrinkwV)
SCHUFA Holding AG
Inkasso-Unternehmen
Kreditinstitute
Eigentümer für Dritte verwalteter Wohnungen
- Durchsetzung von Ansprüchen
Externes IT-Unternehmen / IT-Berater
Mietinteressenten bei Folgevermietung
Energieversorgungsunternehmen
Anwaltskanzleien
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche
- Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Behörden / Verwaltungen / Gerichte
- Gesetzliche Auskunfts- und Mitteilungspflichten (u.a. gem. § 19 BMG, § 60 SGB II, ZensG)
- zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  - Gerichte / Polizei
  - Sozialamt
  - Finanzamt
  - Arge / Jobcenter
  - Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden (für Sozialwohnungen / Wohnberechtigungsschein erforderlich)
  - Einwohnermeldeamt
  - Bundeszentralamt für Steuern
Dienstleister-Aktenvernichtung
- Auftragsverarbeiter für die Vernichtung / Löschung von Daten
Aufsichtsrat des Unternehmens
- Kontroll- und Überwachungsfunktion
Wirtschaftsprüfer
- Gesetzlicher Prüfungsauftrag
Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit
- z.B. Zutrittskontrollen mit Hilfe elektronischer Schließanlagen soweit vorhanden
- elektronische Schließanlage
Wohnungshelden
- Auftragsverarbeiter für den Betrieb der Mietinteressentendatenbank
- zur Durchführung einer Interessentenverwaltung
Druckereien
- Für Informations- und Werbemaßnahmen
Dienstleister- Entfernung von Fahrzeugen auf Privatflächen
- Auftragsverarbeiter für das Entfernen von Fahrzeugen

Übermittlung in Drittländer:

Eine Übermittlung der Daten in Drittländer findet nicht statt.

Dauer der Speicherung:

Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Interessentendaten:

Die Daten von Wohnungssuchenden werden sechs Monate gespeichert. Ist eine längere Speicherung der Daten der betroffenen Person erwünscht, ist dies mit einer Erklärung der betroffenen Person möglich.

Mieterdaten:

Die Mieter- und Mitgliederdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und der gesetzlichen Verjährungsfristen von zehn Jahren gespeichert. Ist eine Erhaltung von Beweismitteln, etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren, notwendig, weisen wir auf die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hin. Bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels kann diese Frist bis zu 30 Jahre betragen (§§195 ff. BGB).

Betroffenenrechte:

Als betroffene Person haben Sie das Recht jederzeit Auskunft über die Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten. Ihr Recht auf Auskunft umfasst die Information über Ihre Daten, den Zweck und die Dauer der Speicherung durch uns sowie die Empfänger dieser Daten. Sofern gewünscht, stellen wir Ihnen eine Kopie Ihrer Daten zur Verfügung (s. Art. 15 DSGVO).

Sollten wir unrichtige Daten von Ihnen gespeichert haben, haben Sie das Recht die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen (s. Art. 16 DSGVO). Ebenso haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Die Löschung Ihrer Daten steht allerdings unter dem Vorbehalt, dass wir sie nicht mehr für die Zwecke benötigen, zu denen Sie sie uns überlassen haben (s. Art. 17 DSGVO). Sofern eine Löschung Ihrer Daten nicht möglich ist, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (s. Art. 18 DSGVO).

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen (s. Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wir werden Ihre Daten in diesem Fall nicht länger verarbeiten. Haben Sie uns Ihre Daten zum Zweck der Wohnungssuche überlassen, können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten erst sperren und nach einer Überprüfung löschen.

Möchten Sie von Ihrem Recht Gebrauch machen, dass die Daten zu einem anderen Wohnungsunternehmen übertragen werden, werden wir Sie Ihnen zu diesem Zweck in elektronischer Form zur Verfügung stellen (Art. 20 DSGVO).

Automatisierte Entscheidungsfindung:

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO wird nicht eingesetzt.

Zweckänderung:

Es ist nicht vorgesehen, dass Ihre Daten zu anderen Zwecken verarbeitet werden. Sollte eine Zweckänderung vorliegen, werden wir Sie vorab informieren und Ihre Genehmigung einholen.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Beschwerden zum Umgang mit Ihren Daten durch uns können Sie an die zuständige Aufsichtsbehörde richten (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG-neu):

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Tel.: +49 21 13 84 24 0

Fax: +49 21 13 84 24 99 9